「時間だけが過ぎて議論が進まない」「着地点が見えない」「意見をしても誰も反応しない」

こういった打ち合わせを経験したことはありませんか。筆者はウェブ制作やゲーム開発の業界でクリエイティブ・ディレクターとして活動しているため色々な打ち合わせへ出席しますが、非効率な打ち合わせに出くわすことがあります。

しかし、このような打ち合わせが改善されれば、会議は生産的な場となり、意思の疎通やスケジュール進行などもスムーズとなり、自身だけでなくプロジェクトに関わるすべての負荷を軽減できます。

今回は私が打ち合わせを効率よくするために行なっている方法を、誰にでもすぐに実践できるポイントに絞って紹介します。

ポイント1「議題を確認する」

まず打ち合わせをはじめる前に、話し合う議題を確認しましょう。自分が会議を進行する立場なのであれば事前に決めておき、また他の参加者にも話したいことがないか確認しましょう。参加者の場合は、議論が始める前に必ず進行役に確認しましょう。

議題を洗い出すことで話し漏れをなくし、また途中で議題が追加され時間通りに進行しないということを防ぎます。また議題は全員がいつでも確認できるように、ホワイトボートなどに書いておくことがとても重要です。

ポイント2「目的と条件を明確にする」

議題が決まったら、それぞれの目的と条件も合わせて確認しましょう。会議の目的は大きく分けて「何かを決定する」「アイデアを出す」「共有・報告する」の3タイプに分けられます。その議題がどのタイプに当てはまるのか明確にしておきましょう。

また目的を達成するための条件も忘れずに確認しましょう。スケジュールや予算に制限があるのか、売上アップや集客など具体的な目的があるのか、はたまた上司やクライアントを納得させる必要があるのか。議論の途中で「実は◯◯という事情で・・」といった条件が出てしまうと、それまでの議論がムダになってしまいます。必ず確認した上で議論をはじめましょう。

ポイント3「タイムスケジュールを決める」

効率のよい打ち合わせにするためには、決められた時間内に終えることも重要です。それぞれの議題の時間配分も、あらかじめ確認しておきましょう。この時点で目的と使える時間の制限ができるため、話が横にそれることが減り、より集中して議論できます。

ポイント4「次のアクションを決定する」

議論を終えたあとは、必ず次のアクションを決めましょう。せっかく打ち合わせをしても、ここが抜けてしまうと後の確認が増えてしまい2度手間になってしまいます。「誰が」「何を」「いつまでに」「どうするか」を明確にし、すぐ次の行動へ移せる状態にしておくことが重要です。

まとめ

今回紹介したポイントは、特別なスキルが必要なものではなく、誰にでも実践できる内容です。参加者それぞれが違う方向に話しを進めてしまうと、議論が前へ進みません。必ず参加者全員が同じ意識を持って打ち合わせに取り組めるようにすることがもっとも重要です。普段の打ち合わせにお悩みの方、ぜひお試しください。